Wat is kanban?

Kanban is een manier van werken waarbij je inzichtelijk maakt hoe je nu werkt. Dat komt niet alleen neer op de stappen die je zet bij het ontwikkelen van software, maar ook welke processen, rollen en verantwoordelijkheden er zijn binnen de organisatie. Als je dit uitschrijft en visualiseert op een kanbanbord ontstaat er een goed beeld van het proces.

De volgende 6 principes typeren kanban:

1. Visualiseren
2. Limiteren
3. Workflow optimaliseren
4. Afspraken maken
5. Feedback-loops hanteren
6. Samenvatten en evolueren

Belangrijk bij de kanban-methode is het visualiseren van het werkproces. Je visualiseert de workflow op een kanbanbord en loopt hier met het team doorheen. Dit kan een fysiek bord zijn met kenmerkende stickynotes of een digitaal bord.

Het limiteren van het werk dat je tegelijkertijd oppakt is één van de principes van kanban. Werknemers pakken vaak nieuw werk als eerste op, wat er meestal toe leidt dat ze met meerdere werkzaamheden tegelijkertijd bezig zijn. Door minder dingen tegelijk op te pakken, rond je specifieke taken sneller af. Dit verkort de levertijd en doorlooptijd. Daarnaast vergroot je de wendbaarheid – iets dat je nodig hebt als prioriteiten wisselen. Je bent namelijk niet met heel veel dingen tegelijk bezig die allemaal niet af zijn.

Het is van belang om je workflow te optimaliseren. Je workflow wordt optimaal naarmate de lever- of doorlooptijd korter wordt. Met andere woorden: je gaat de stroom van het werk managen.

Duidelijke afspraken maken over de manier waarop je samenwerkt gebeurt bijna nooit in teams. Voor een effectieve kanban-aanpak is het belangrijk om (een paar simpele) afspraken vast te leggen. Maak afspraken die zichtbaar zijn, die je altijd toepast en aan kunt passen wanneer nodig.

Herhalend of iteratief verbeteren is waardevol binnen kanban. Dit doe je door feedback-loops te introduceren met een bepaalde frequentie. Dit kan dagelijks, wekelijks en/of maandelijks zijn. In deze terugkerende meetings, zoals een strategie review en replenishment meeting, bespreek je vaste onderwerpen.

Strategie review

Een strategie review plan je in om te kijken hoe de buitenwereld verandert in relatie tot jouw processen. Moet je op basis hiervan andere keuzes maken?

Operations review

Een operations review is er om de balans tussen processen te bespreken.

Risk review

In een risk review stel je de vraag wat jou als team blokkeert, of wat de productiviteit vermindert.

Service delivery review

In een service delivery review beoordeel en verbeter je de effectiviteit van je dienst.

Replenishment meeting

De replenishment meeting heeft als doel om de juiste taken te selecteren binnen het project en deze op een shortlist te zetten. Je spreekt af waar je aan wilt werken. Deze meeting lijkt op de Sprint Planning van Scrum.

Kanban meeting

De kanban meeting zorgt voor de dagelijkse coördinatie, waardoor zelfsturing en organisatie mogelijk wordt gemaakt. Deze meeting lijkt op de Daily Scrum, maar stelt alleen de vraag of er iets is dat iemand blokkeert.

Delivery planning

En last but not least: de delivery planning. Deze houd je voor het monitoren en plannen van opleveringen.

Je vat de huidige kennis van het team samen. Waar sta je? Wat kan je? Dit is noodzakelijk om vervolgens te kunnen ontwikkelen, evolueren en experimenteren.

Bij de kanban-methode staat visualiseren centraal. Het is een agile-methode waarmee je de processen inzichtelijk maakt, managet en verbetert. Dit wordt onder andere succesvol toegepast in productieomgevingen en bij softwareontwikkeling. Je ziet het ook terug in dienstverlenende organisaties, bijvoorbeeld voor het efficiënter afhandelen van klachten.

Als je kanban goed toepast zorgen de inzichten en afspraken voor een verbeterde productiviteit en verkorting van de doorlooptijd.

Benieuwd naar welke werkwijze wij hanteren binnen SST? Check dan hier of neem eens vrijblijvend contact met mij op via [email protected] of via onderstaand contactformulier.

Wellicht tot snel!