Dankzij oplossing SST en CQM kan Tennet planningpuzzel slimmer leggen: ‘Meer tijd om energietransitie aan te jagen’

‘Je moet het zo zien: we hebben 300 procent werk waarvan we 100 procent kunnen uitvoeren’, zegt Pascal de Groot, lid van het team Integrale Planning binnen Tennet. ‘Sterker nog: 80 procent, want we werken niet alleen aan nieuwe projecten, maar verhelpen ook storingen aan het bestaande hoogspanningsnet. Daar moeten we ook tijd voor reserveren. Het is dus niet alleen een kwestie van al dat werk inplannen, maar ook prioriteiten stellen en keuzes maken. Al die werkzaamheden op elkaar afstemmen is een ingewikkelde materie.’

Kortom: Tennet staat voor grote plantechnische uitdagingen. Zeker als je je bedenkt dat het overheidsbedrijf deze operaties, maar liefst 300 lopende projecten in totaal, in de rol van regienemer uitvoert met ongeveer 6000 mensen. De Groot: ‘Vroeger was ons werk overzichtelijker. Nu is het explosief gestegen én hebben we te maken met meer belangen. Het is niet meer op de normale manier te plannen.’

Die normale manier houdt in: handmatig data invoeren in softwarepakketten. ‘We merkten dat we tegen beperkingen aanliepen’, zegt De Groot. ‘Ik ben afgestudeerd op kennistechnologie en dacht: kunnen we de beslissingen die planners moeten nemen niet meer automatiseren?’

De zoektocht naar de oplossing begon. De Groot legde zijn oor te luister bij de Universiteit Twente en techbedrijven. Een daarvan was SST Software. Daar werkt Kamiel Niezink, die in het verleden actief is geweest in het werkveld van Tennet, waarmee hij zelfs samenwerkte. ‘Ik kende de uitdagingen van Tennet dus al’, vertelt Niezink. ‘Destijds keek ik met verbazing naar het proces van die ingewikkelde puzzel. Ik zag mensen lange dagen zwoegen om de planning rond te krijgen. Vanuit mijn softwarekennis dacht ik: dat proces kan slimmer, makkelijker en dus geautomatiseerder.’

Een ander techbedrijf dacht daar precies hetzelfde over: CQM, een club van wiskundig onderlegde professionals die organisaties helpt om complexe processen inzichtelijk te maken. Niezink: ‘CQM dacht en sprak op dezelfde manier met Tennet. Daarom heeft Tennet ons aan elkaar gekoppeld. Onze werelden kwamen samen en dat bleek de ideale combinatie. Ik dacht meteen: hieruit kan een goede oplossing voortkomen. CQM houdt zich meer bezig met de wiskundige modellering erachter, wij bouwen de software. In die zin was één en één drie in deze combinatie.’

Dat had ook De Groot van Tennet snel door. ‘Ons probleem is zo complex, dat je daar specialisten voor nodig hebt. SST en CQM zijn dat. Hun beider werelden zijn voor ons interessant, dus hebben we ze gevraagd hun diensten in een totaalpakket te combineren. Dat bleek achteraf de beste aanpak. Voordeel daarbij was dat Kamiel als projectmanager ervaring heeft in ons vakgebied. Hij weet wat werken aan hoogspanningsnetwerk inhoudt en begrijpt hoe belangrijk de periodes zijn waarin de spanning van de lijn moet; dat die heel moeilijk te plannen zijn omdat het heel gefaseerd moet gebeuren.’

SST-collega Menno van der Werff (consultancy en design) en Jacob Jan Paulus (algoritmiek, modellering) van CQM complementeerden het projectteam dat van start ging. ‘Ik ben verantwoordelijk voor het rekenwerk, dat de uitkomsten kloppen’, vertelt Paulus. ‘SST is verantwoordelijk voor inbedding in de workflow, voor de gebruiksvriendelijkheid van het product. Sterk aan onze samenwerking is dat we elkaar ruimte hebben gegeven in het grijze gebied.’

Niezink: ’Ons werk is gericht op hoe eindgebruikers met de oplossing omgaan, maar de slimme logica gebeurt allemaal in het deel dat CQM voor haar rekening neemt. Wij verzamelen de data, leggen die bij CQM neer en hebben het vertrouwen dat het op de goede manier terugkomt.’

De vraag was helder, de rolverdeling om tot een oplossing te komen ook, maar de uitkomst van de samenwerking was ongewis bij vertrek. ‘Het is net als de ontwikkeling van de eerste waterstofauto: je moet het uitvinden. We hadden weliswaar een slimme, softwarematige werkpakketplanner voor ogen, maar hoe die er concreet zou uitzien wisten we niet. Gedurende het traject hebben we dat vastgesteld, in sessies waarin we steeds de wens van de klant hebben verkend. Heel agile. Wat moet de logica zijn? Hoe kunnen we data verzamelen? Wat zijn prioriteiten? En wat zijn de variabelen die meetellen?’

Het was coronatijd, dus de sessies vonden digitaal plaats. ‘Ik heb Pascal nog nooit in levende lijve gezien, maar zo voelt dat niet trouwens’, zegt Niezink lachend. Op basis van al die sessies ontstond een proof of concept, waarin de uitdagingen van Tennet zijn vervat. Paulus: ‘Wat de puzzel van Tennet complex maakt, zijn de vele randvoorwaarden die bij elk project komen kijken. Wanneer ga je welk project starten? De planners van Tennet moeten er bij de start zeker van zijn dat de nodige resources beschikbaar zijn. En dat zijn voornamelijk kritieke, technische rollen die schaars zijn. Bovendien heeft elk project een bepaald belang. Het ene is goed voor onderhoud, het andere voor stabiliteit van het netwerk. Zo hebben we een aantal criteria van projecten samengebracht die bij het maken van de planning beoordeeld worden in de werkpakketplanner. Dit maakt scenariodenken mogelijk. Stel dat je nieuwe klanten zoals zonne- en windparken belangrijker maakt en aan die knop draait, dan gaat het algoritme de puzzel opnieuw leggen en komt er een nieuwe planning uit.’

De door SST en CQM ontwikkelde intelligente tool, een webapplicatie, berekent door middel van een wiskundig model het optimale werkpakket. Dit is gebaseerd op de gevraagde en beschikbare resources. De tool stelt gebruikers in staat om specifieke KPI’s mee te geven bij de berekening van het werkpakket. Zo kunnen zij de impact van strategische keuzes direct doorrekenen. De werkpakketplanner geeft door middel van een score aan in hoeverre het gelukt is om zo optimaal mogelijk projecten in te plannen. Tennet kan hierdoor veel sneller en beter haar optimale werkpakket bepalen op basis van haar strategische keuzes.

‘Het perspectief van de planner verandert’, zegt Van der Werff. ‘Die kan heel snel verschillende planningen genereren, afhankelijk van de variabelen die je in de werkpakketplanner stopt. Daar komen resultaten uit waar je vervolgens ook weer aan kunt sleutelen door ze door te rekenen. Met de hand is dat niet te doen, dat kost veel te veel tijd.’

De belangrijkste voordelen die de nieuwe oplossing Tennet oplevert zijn tijdwinst en efficiëntie. ‘Hoe slimmer de planningspuzzel gelegd kan worden, hoe meer projecten Tennet kan draaien. En hoe efficiënter Tenner kan werken, hoe meer zij de energietransitie kan aanjagen.’ Een ander winstpunt: meer transparantie in het planningsproces. ‘Handmatig plannen doen medewerkers op hun eigen manier, waardoor je verschillende planningen krijgt. Met de nieuwe tool is dat verleden tijd.’

Regeren is vooruitzien. De nieuwe oplossing maakt dat Tennet beter kan anticiperen op toekomstscenario’s. ‘Met de tool kun je analyseren welke techneuten je de komende vijf jaar nodig hebt. Als je dat nu al weet, kun je ze ook nu alvast opleiden. Er is meer tijd om te analyseren, slim te werken en vooruit te plannen.’

Deel één van de tool is klaar. Eindgebruikers van Tennet leren hoe ze er zo efficiënt mogelijk mee kunnen werken. ‘De nieuwe werkwijze absorberen heeft tijd nodig. Minder handmatig werken, meer analyseren. Daar moet je vooral geduld mee hebben.’

Als zij het nieuwe werken hebben omarmd, volgen mogelijk iteraties die de oplossing naar een volgend level tillen. De Groot: ‘Een product als dit is nooit helemaal af. Het blijft een interactief proces.’ Maar nu al noemt hij de slimme werkpakketplanner een aanwinst voor Tennet. ‘Het vergroot onze mogelijkheden. Dat is veelbelovend.’ Het is het resultaat van een constructieve samenwerking met SST en CQM, voegt hij eraan toe. ‘Goede communicatie over en weer, goede afstemming van verwachtingen. Ik blik met een heel tevreden gevoel terug op het project tot nu toe en kijk uit naar een mogelijk volgend hoofdstuk.’